Làm thế nào để lựa chọn công nghệ mã vạch phù hợp với hệ thống kiểm kê?

Một hệ thống kiểm kê là quá trình quản lý, kế toán và xác định vị trí các mặt hàng hoặc vật liệu. Các hệ thống như vậy được sử dụng rộng rãi trong tất cả các ngành công nghiệp. Các mặt hàng được theo dõi có thể bao gồm nhiều loại hàng hóa, chẳng hạn như thực phẩm, thiết bị, đồ uống, thuốc, vv. Đôi khi, việc hoạch toán các mặt hàng sẽ có lợi hơn khi người bán có thể phân tích được dữ liệu chính cho từng mặt hàng cụ thể. Đó là lí do tại sao công nghệ mã vạch trong hệ thống hàng tồn kho có thể đem lại một lợi thế lớn.

Vậy, những ngành công nghiệp nào thường có nhu cầu sử dụng hệ thống hàng tồn kho với công nghệ mã vạch? Có lẽ đưa ra một danh sách các ngành công nghiệp không có nhu cầu sử dụng công nghệ mã vạch còn khó hơn. Công nghệ mã vạch được sử dụng khá nhiều bởi bất cứ đối tượng nào có nhu cầu thiết yếu về những thông tin như hàng hóa ở đâu, được bán khi nào, số lượng hàng tồn là bao nhiêu,… Mã  vạch có thể được sử dụng trong những kho hàng, cửa hàng bán lẻ, nhà cung cấp dịch vụ hậu cần, bệnh viện, nhà cung cấp thực phẩm và đồ uống, vv…

Tầm quan trọng của hệ thống kiểm kê

Khả năng của doanh nghiệp trong việc theo dõi chính xác và hiệu quả các mặt hàng có thể là một nhân tố quyết định sự thành công. Hiệu quả hoạt động có thể đi xuống do tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt hàng hóa do việc theo dõi hàng chưa được thực hiện một cách hợp lí. Các hệ thống kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm chi phí, chẳng hạn như các chi phí do dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa, từ đó, doanh nghiệp có thể giữ được cạnh tranh. Những hệ thống này cũng giúp doanh nghiệp xác định được kệ hàng nên có những mặt hàng gì, loại hàng hóa nào cần đặt trước để tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu hàng; làm giảm đáng kể lỗi sai do tính toán bằng tay có thể dẫn đến thiệt hại đáng kể; giúp doanh nghiệp biết được sản phẩm nào đang bán chạy hơn những sản phẩm khác; hạn chế mất hàng,… lợi ích của hệ thống hàng tồn kho và công nghệ mã vạch nói chung là rất nhiều.

Hệ thống kiểm kê bao gồm nhiều phần, những phần này cũng có vai trò quan trọng như tính năng của hệ thống vậy. Phần cứng và phần mềm của hệ thống phải có hiệu suất cao, bền, và có khả năng mở rộng. Về cơ bản, một hệ thống được tạo thành từ phần mềm kiểm kê, máy in nhãn, thiết bị máy tính di động và phần mềm kèm theo – chẳng hạn như máy quét mã vạch và phần mềm chụp ảnh mã vạch.

Nếu thiếu dù chỉ một phần, nó sẽ giống như một liên kết hỏng trong một chuỗi liên kết – phần liên kết còn lại không thể giữ được. Xét về phần mềm, phần mềm đọc mã vạch là khá quan trọng. Nó là trung tâm của việc thu thập dữ liệu cho các hệ thống kiểm kê. Cách bạn thu thập dữ liệu và thu thập loại dữ liệu nào là rất quan trọng nếu bạn không muốn nhận kết quả “rác”.

Các bộ phận quan trọng của một hệ thống hàng tồn kho

Những bộ phận không thể thiếu trong hệ thống kiểm kê hàng tồn kho bao gồm:

• Phần mềm kiểm kê: đây là phần mềm tập hợp, lưu trữ và báo cáo về dữ liệu hàng tồn kho

• Máy tính: gồm máy tính bảng, máy tính xách tay và máy quét. Có thể là bạn sẽ cần đến máy quét để quét bất cứ vị trí nào, và cần máy tính để truy cập dữ liệu quan trọng, dù sản phẩm được  đặt ở giữa kho hàng hay là trên sàn của cửa hàng.

• Mạng: mạng không dây rất quan trọng bởi nó giúp nắm bắt và truy cập dữ liệu thời gian thực

• Máy in mã vạch và nhãn: Bạn cần một máy in mã vạch tốt để ghi nhãn các mặt hàng, từ đó có thể quét và theo dõi chúng

• Đầu đọc mã vạch: Nếu sự tiện lợi của phần cứng rất quan trọng thì những tính năng của phần mềm đọc mã vạch cũng vậy.

Xem thêm: 6 điểm cần xem xét khi lựa chọn máy in mã vạch

Sự phức tạp của đầu đọc mã vạch

Xét trên một mã vạch thực tế, có rất nhiều thứ phải xem xét ở trong hình ảnh đen trắng được cho là đơn giản này. Bạn phải lựa chọn đúng loại mã, hình ảnh có độ phân giải cao để giảm thiểu lỗi khi giải mã và hơn thế nữa. Sau khi bạn đã chọn một loại mã vạch thích hợp, tiếp theo đó sẽ là máy đọc mã vạch.

Khi lựa chọn máy đọc mã vạch, bạn cũng cần xem xét các đặc điểm. Máy đọc mã vạch phải có phần cứng quét mã vạch, đáp ứng được bất cứ nhu cầu nào về kích thước và trọng lượng cho đến độ chắc chắn. Tiếp đó, phần mềm đọc và thu thập dữ liệu từ mã vạch cũng là một yếu tố quan trọng.

Phần mềm đọc mã vạch phải được xem xét kỹ lưỡng. Bạn cần kiểm tra các tính năng của phần mềm để đảm bảo nhu cầu của bạn được đáp ứng. Phần mềm mà bạn chọn chỉ giải được mã vạch 1D hay đọc được cả mã vạch 2D? có thể giải được bao nhiêu ký hiệu mã vạch khác nhau? xử lý mã vạch bị lỗi (đặt sai chỗ, bị hỏng,vv…)có tốt hay không?  Phần mềm đó có linh hoạt hay không, ví dụ như cho phép bạn xác định có bao nhiêu mã vạch trên một hộp để tăng hiệu suất công việc.

Xem thêm: 3 mẹo theo dõi kho hàng bằng mã vạch

Nói chung, bạn cần hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp để họ hiểu được đầy đủ nhu cầu hàng tồn kho của bạn là gì. Không có cái gì là phù hợp cho tất cả- hệ thống kiểm kê của một bệnh viện có thể sẽ không phù hợp với một cửa hàng bán lẻ. Ngoài ra, bạn cần đảm bảo nhà cung cấp có thể hỗ trợ bạn trong toàn bộ quy trình. Chẳng hạn, họ có giúp bạn chọn loại mã vạch phù hợp không? Hay có giúp bạn thử lại nhãn mã vạch mà bạn chọn trước khi áp dụng nó vào toàn bộ hệ thống mã vạch?

Ngoài ra, bạn cũng cần biết tùy chọn hỗ trợ đi kèm các phần mềm, đầu đọc mã vạch, máy in mã vạch và nhãn là gì? Hãy chắc chắn rằng những tùy chọn này thể được quản lý đầy đủ và được hỗ trợ đúng cách bởi nhà cung cấp.

Kết luận

Khi bạn bắt đầu triển khai một hệ thống kiểm kê, các tính năng cần có của công nghệ mã vạch có thể sẽ rất quan trọng. Bạn phải xác định các yêu cầu của bạn là gì trước khi bắt đầu nghiên cứu phần mềm và phần cứng. Điều này bao gồm việc xác định xem dữ liệu nào bạn cần kiểm kê. Khi nói đến mã vạch, hãy dành ra một khoảng thời gian hợp lí để xác định loại mã vạch phù hợp nhất cho ứng dụng của bạn. Liệu mã vạch đó có giải quyết được các yêu cầu về dữ liệu và đồng thời có thể quét được khi được dán lên sản phẩm không? Tiếp đó, bạn cần đảm bảo đầu đọc mã vạch và phần mềm bạn chọn có thể tận dụng loại mã vạch đó để phát huy hết tiềm năng của nó.

Có rất nhiều hệ thống kiểm kê trên thị trường mà bạn có thể bắt đầu đưa vào triển khai ngay bây giờ, nhưng hãy nhớ rằng, nó không đơn giản chỉ là áp dụng những hệ thống đó. Quan trọng là bạn phải biết thích ứng và hỗ trợ hệ thống kiểm kê trong suốt vòng đời sử dụng của nó. Hãy chắc chắn rằng các công nghệ và nhà cung cấp bạn chọn có thể giúp bạn đáp ứng tất cả các yêu cầu này.

Nguồn: www.barcode.com

Người dịch: Leah Trinh

Bản quyền thuộc công ty Beetech.