Tại sao máy quét mã vạch có thể làm tăng hiệu suất công việc?

Khi nói đến hợp lý hóa kinh doanh và làm cho các quy trình được rút ngắn, một công cụ không thể không kể đến là máy quét mã vạch. Bởi vì máy quét mã vạch có thể tự động hóa những quá trình truyền thống tốn nhiều thời gian, nó giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc cho các công ty. Tại sao máy quét mã vạch có thể làm được những điều như vậy? Tại sao máy quét mã vạch là công cụ tuyệt vời để tăng năng suất công việc? Tại sao công nghệ mã vạch là một lựa chọn thông minh hơn hẳn những quy trình kiểm kê thủ công từ xưa đến nay? Để biết được câu trả lời, dưới đây là những lợi ích cụ thể của máy quét mã vạch đối với doanh nghiệp bạn chắc chắn sẽ muốn biết:

1.Lắp đặt dễ dàng và thuận tiện: Việc triển khai máy quét mã vạch vào hệ thống kiểm kê không khó. Trên thực tế, máy quét mã vạch được thiết kế đặc biệt để có thể hoạt động trong vòng ít nhất một ngày làm việc. Hầu hết các thiết bị mã vạch hoạt động với trình điều khiển đơn giản và không đòi hỏi lập trình nhiều, và nhiều thiết bị không cần sử dụng dây nên bạn có thể mang chúng đi bất cứ đâu để quét mã. Hơn nữa, sử dụng máy quét khá đơn giản, nên bạn có thể đào tạo nhân viên về cách thực hiện nó một cách nhanh chóng và dễ dàng. Một khi lắp đặt máy quét, bạn có thể trải nghiệm được tất cả những lợi ích kinh doanh đến từ việc kiểm soát hàng tồn kho tự động.

2. Hạn chế lỗi thủ công: Khi nhân viên nhập thông tin cho từng sản phẩm trong kho hàng, họ có thể sẽ nhập sai – dẫn đến thất thoát tiền bạc. Máy quét mã vạch sẽ loại bỏ được tình huống này bằng cách biến dữ liệu đầu vào dài và phức tạp thành quy trình tự động, quy củ, thực hiện bằng máy.

3. Tránh lãng phí giấy: Sử dụng máy quét mã vạch làm giảm lượng giấy tờ mà một công ty  cần để theo dõi các sản phẩm, điều này không những giúp ích cho môi trường mà còn ích lợi cho chính doanh nghiệp. Hơn nữa, việc chuyển từ tài liệu giấy sang tài liệu kỹ thuật số giúp việc quản lí và sắp xếp tài liệu dễ dàng hơn.

4. Quản lý hàng tồn kho nhanh hơn: Máy quét mã vạch tự động hóa quá trình nhập dữ liệu, vì vậy các công ty có thể ghi lại lượng thông tin khổng lồ trong khoảng thời gian rất ngắn. Thay vì phải nhập số sê-ri dài dài ngoằng của từng sản phẩm, nhân viên có thể quét thông tin nhanh chóng và tiếp tục làm việc khác. Chỉ cần tính trên một ngày hay một tuần làm việc, cũng đủ để thấy được một công ty có thể tiết kiệm được nhiều thời gian và sức lực thế nào nhờ có quy trình đơn giản hóa này.

5. Giao dịch nhanh chóng: Máy quét mã vạch cũng cải thiện những hoạt động về phía khách hàng, bởi vì việc thanh toán diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn thông qua thao tác quét đơn giản. Thay vì phải nhập thủ công từng mặt hàng khách hàng mua, nhân viên thu ngân có thể quét giá sản phẩm để phục vụ khách hàng nhanh hơn và tốt hơn.

6. Thay đổi mệnh giá dễ dàng hơn: Điều chỉnh giá hoặc chạy doanh thu trở nên dễ dàng hơn nhiều với hệ thống mã vạch so với hệ thống thủ công. Bạn có thể thay đổi giá của sản phẩm nhanh hơn, đơn giản hơn và thuận tiện hơn.

7. Kiểm kê hàng tồn kho theo ngày nhanh hơn: Với máy quét mã vạch, bạn sẽ không còn phải nhập thông tin thủ công, nhân viên có thể dễ dàng quét thông tin liên quan đến hàng tồn kho theo ngày và kiểm soát hệ thống hàng tồn kho nhanh chóng, sát thời gian thực.

8. Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực: Một trong những lợi ích lớn nhất của máy quét mã vạch là hoạt động theo thời gian thực. Thay vì nhìn vào nhật ký hàng tồn kho, các công ty có thể quét sản phẩm để biết được tại thời điểm hiện tại, hàng hóa đó còn tồn dư bao nhiêu và có ở những cửa hàng/ kho hàng nào.

9. Dữ liệu về lịch sử kho hàng chính xác: Hệ thống mã vạch tự động cung cấp dữ liệu lịch sử đầy đủ về hàng tồn kho. Việc này giúp các công ty có thể đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn nhờ việc biết được mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào thường được mua cùng nhau, mặt hàng nào khó bán, v.v. Những thông tin như vậy được tạo tự động và có sẵn trong hệ thống mã vạch. Nhờ tính chính xác cao, dữ liệu tạo ra bởi hệ thống mã vạch có thể giúp bạn giảm chi phí nhập hàng và chi phí vận chuyển hàng hóa do biết cách sử dụng quy mô tài chính hợp lí hơn.

10. Quản lý toàn kho hàng tốt hơn: Mã vạch và máy quét mã vạch giúp công ty cải thiện hiệu quả hoạt động một cách toàn diện. Từ việc có thể dùng máy tính để theo dõi hàng tồn kho, việc dự tính số lượng sản phẩm cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng sẽ dễ hơn. Hơn nữa, nó cũng giúp cho việc tận dụng không gian của kho hàng được tối ưu, chỉ mua những sản phẩm cần thiết thay vì mua quá nhiều những sản phẩm khó bán làm chật kho hàng.

Với những lợi ích của việc sử dụng công nghệ mã vạch thay cho hệ thống thủ công trên đây, sẽ chẳng khó để hiểu được tại sao có nhiều công ty hiện nay đang tận dụng lợi ích của máy quét mã vạch. Được thiết kế nhằm cải thiện hoạt động và hiệu quả công việc, máy quét mã vạch chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm được thời gian, chi phí và kho chứa hàng.